구글 메일 관리하기 - 라벨관리, 유사메일필터링(그룹스)

주위 많은 분들께서 구글 메일은 "기능이 너무 없어" 또는 "메일관리가 불편해" 심지어 국내 메일폼  UI에 익숙해서 "이건 너무 단순하잖아.."라고 많이 이야기 하십니다. 국내 메일 같은 경우 편리한 대용량 파일첨부 부터 우리에게 너무나 익숙한 한메일 인터페이스 까지 언제 부터인가 메일의 기중이 한메일이 되어왔었죠. 

제가 생각하는 구글메일과 다른 메일서비스와 가장 큰 차이점은 "소통" 방법에 있지 않나 싶습니다. 구글 메일 같은 경우 메일을 통해 수많은 자사 서비스와 외부서비스를 연계하여 모든 소통(Communication)의 창구로 사용하고 있습니다. 아울러 구글 같은 경우 메일을 유저간의 소통을 대화로 인식하게끔 하는 문구를 사용합니다. 만약 어떤 라벨에 메일이 없을 경우 "There are no conversations with this label."라고 표기하는데 일반적으로 보통 메일이라고 표현하지 위처럼 대화( Conversations)라고 표기하지 않습니다. 

이와같이 메일 자체를 대화로써 접근 하다보니 요새같이 수만은 SNS 서비스들과 커넥트를 통해 주고 받는 대화의 양이 많아지면서 그만큼 필터링의 중요성이 대두 되고 있는 것 같습니다. 하지만 많은 분들이 구글의 유사메일필터링과 라벨관리기능을 사용 안하는 것 같아 아래와 같이 정리해 보았으니 구글 메일 초보분들에게 도움이 되시길... 

이런 기능들을 볼때 마다 느끼느거지만 참 구글의 서비스는 진심으로 사용자의 편의를 위한다는 느낌을 많이 받네요.

(가장 좋은건 물론 끝이 없는 넉넉한 저장공간과 메일검색이지만요 ^^)

라벨관리

제가 예전에 메일을 사용하면서 가장 큰문제는 스펨이였던것 같습니다. 일부 포털에서도 문제의 스펨메일을 잡으려 각고의 노력을 하였지요. 많이 개선 되었다고 아직까지도 스펨의 굴레에서 못벗어난 것 같습니다. 그래서 구글 메일은 강력한 스펨신고와 관리 기능으로 인해 구글 메일로 갈아탄지 몇년 되었는데.. 이젠 다양한 SNS(Social networking service)들을 연계해 사용하면서 데일리(Daily)로 또는 리얼타임(real-time)으로 메시지를 쏘아대는 턱에 조금만 무관심 하면 위와 같이 받은 편지함이 몇 천대로 늘어가는게 일주일을 안가더군요. 하여 SNS별로 그룹핑 하기 위해 [라벨관리] 기능을 사용하게 되었고 몇가지 기능을 정리해서 소개 합니다. 

1. 라벨만들기 

라벨은 쉽게 이야기 하면 책갈피 같은 기능입니다. 해서 나중에 라벨을 통채로 지운다고 해서 원본 메일이 지워지거나 하지 않습니다. 그냥 라벨만 지워질 뿐이죠. 여기 이 기능이 단순하면서도 일부 포털들에서 제공하는 메일 폴더 개념과 다른점 입니다. 

라벨 만들기는 

1) 환경설정 ->  라벨관리 -> 새 라벨 만들기를 해서 만들수 있으며 

2) 좌측 라벨 바에서 바로 새 라벨 만들기를 통해 만들 수 있습니다. 

2. 라벨가독

위와 같이 라벨의 가독을 높혀 주기 위해 색상 설정이 가능며 다양한 메일을 관리하다 보니 위와 같이 맞춤 색상 기능을 통해 내가 원하는 느낌의 컬러를 통해 메일의 가독을 높혀줍니다. (경로 : 좌측 라벨 바에서 체크박스 클릭)

유사메일필터링(그룹스)

라벨기능과 더불어 가장 유용하게 사용하고 있는 유사메일필터링에 대해서 소개 합니다. 유사메일필터링은 매우 디테일한 메일 필터링 기능을 제공 하며 저는 주로 토픽별이 아닌 서비스별로 필터링 해서 사용하고 있습니다. 여기서 설명할 것은 "소셜미디어포럼"에서 사용하는 "구글 그룹스"의 수많은 사람들에게 오는 메시지를 어떻게 관리하는지에 대해서 소개 하고자 합니다. 

위 그림과 같이 유사한 메일 필터링을 클릭 하기전 내가 받고 있는 또는 필터링 하고픈 메일을 우선 선택한 후 메일을 필터링 할 수 있습니다. 소미포의 구글 그룹스(socialopen@googlegroups.com)를 통해 메일(대화)이 오고 갈 경우 같은 경우 포함할 검색어에  "list:(<socialopen.googlegroups.com>)"라고 아래와 같이 표기 됩니다. 

다음 단계를 클릭 하고 넘어가면..

(더 디테일한 필터가 필요할 경우 보낸사람, 받는사람, 제목에서, 제외어로 상세 필터가 가능합니다.)

위와 같이 포함할 검색어로 구글 그룹스에서 발송된 모든 메시지를 필터링 하니 방금 체크한 1 건의 메시지 이외에도 총 25건의 필더 적용 대상이 함께 검색 되었습니다. 저는 주로 필터 기능을 사용 시 받은 편지함은 건너뛰기 하는데 이유는 라벨적용을 하여 바로 그 해당 라벨에서 확인 하기 때문에 중복해서 받은 편지함에 노출 하지 않기 위해서 입니다. 

이렇게 간단하게 필터기능과 라벨 기능을 이용해서 아래와 같이 Facebook, Foursquare, Twitter, Google Buzz, Google Wave, Google Groups 등과 같이 실시간으로 많은 양의 메시지를 주고 받는 서비스들을 사용 하고 있습니다. 

꼭 구글 메일을 쓰라는 것은 아니지만.. 요새의 소셜트랜드와 패러다임을 가장 잘 파악하고 예전부터 기능위주의 사용자 편의성을 재고한 서비스를 구글이 가장 잘 표현해주고 있는것 같습니다. : )

여기서 잠깐!! 소셜미디어오픈포럼!? 소셜미디어오픈 포럼은 대한민국의 인터넷과 소셜미디어의 발전을 연구하고자 하는 모임입니다. 스마트폰과 모바일 인터넷을 통해 대한민국이 다시 인터넷 강국으로 도약 할 수 있다는 것을 믿는 모임으로 미래 IT 산업을 소셜미디어가 주도 할 것을 믿고 이해하고 공부하고자 하는 모임으로 누구나 참여 할 수 있는 오픈 정책과 오픈 커뮤니티로 운영 되고 있습니다.  * 팀블로그 : http://socialopen.tistory.com * 대표트윗 : @socialmedia_LN * 구글그룹스(실시간메시지소통,회원가입) : http://j.mp/a2Ullo